Memelihara Peralatan Kantor

MATERI 3
MEMELIHARA PERALATAN KANTOR

A. Definisi

    Pemeliharaan/ perawatan ialah pemeliharaan terhadap harta benda, baik yang bergerak, dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau harta benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu.

B. Cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor
Untuk memelihara dan merawat barang kantor hendaklah memperhatikan cara-cara berikut ini:

• Selalu membersihkan barang-barang secara teratur terutama setelah barang tersebut digunakan
• Selalu memperbaiki barang yang rusak
• Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan        jenis peralatan
• Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar.
• Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaiannya.

C. Langkah-langkah Perawatan Umum Peralatan Kantor
1) Perawatan Mesin Ketik

• Bersihkan semua kotoran yang melekat pada bodi mesin dengan kain yang halus
• Bersihkan jari-jari tuts
• Periksa semua kunci, pastikan semua dalam keadaan normal
• Bersihkan penggulung kertas dengan membuka penutup silinder
• Periksa pita mesin ketik agar selalu dalam keadaan baik

2) Perawatan Telepon

• Pastikan perangkat dalam keadaan kering
• Jangan simpan perangkat ini ditempat yang panas
• Jangan coba membuka perangkat selain yang diperintahkna dalam buku petunjuk
• Pastikan agar aprangkat tidak terjatuh, terbentur atau tergunjang
• Jangan gunakan bahan kimia untuk membersihkan perangkat
• Gunakan hanya antenna pengganti yang sudah disediakan atau direkomendasikan
• Gunakan pengisi daya didalam ruangan

3) Perawatan Mesin Stensi

• Bersihkan casing atau body mesi dengan kain bersih
• Jika pekerjaan penggandaan naskah telah usai, semua peralatan dibersihkan
• Apabila mesin stensil tersebut telah bersih, posisikan tempat kaset dan copy tray
• Langkah terakhir mesin stensil ditutup dengan bahan yang terbuat dari kain

4) Perawatan Mesin Fotokopy

• Bersihkan cover-cover agar mesin fotokopi dalam keadaan bersih dan sehat
• Membersihkan kaca yang kotor sebaiknya memakai alkohol
• Cek selalu kertas dan tinta apabila bahan-bahan tersbeut telah habis

5) Perawatan Alat Bantu Presentasi

• Bagian luar dibersihkan dengan kain halus, tidak diletakkan di bawah sinar matahari langsung dan tidak diletakkan pada sembarang tempat
•  Bila tidak dipergunakan, ditutup untuk menghindari debu dan bersihkan lensa dengan tissu pembersih lensa

 Prosedur pengadaan peralatan kantor:

• Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang.
• Petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang.
• Surat diserahkan ke bendahara.
• Meminta persetujuan kepada pimpinan atau kepala.
• Apabila sudah disetujui, diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.
• Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji.
• Kalau sudah cocok, barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang.
• Sesudah dicatat, barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit yang membutuhkan.